Uttalelse nr. 49 - Sikring av regnskap på leasede datamaskiner

Det er i dag svært vanlig, om ikke hovedregelen, at små og mellomstore bedrifter fører regnskapene sine på leasede datamaskiner eller får ført dem hos en ekstern regnskapsfører. Det blir også mer og mer vanlig å oppbevare bilagene elektronisk. Ved en konkurs vil derfor ofte ikke regnskapene eller bilagene fysisk befinne seg hos bedriften. I leasingtilfellene vil leasingselskapet ta tilbake maskinene med sikte på utleie til nye bedrifter. Der regnskapet føres eksternt, vil regnskapene være lagret i dataanlegget til regnskapsfører.

Konkursrådet er kjent med at en rekke bobestyrere i boer uten midler finner det problematisk å få sikret regnskapsmaterialet når bedriften går konkurs, for eksempel fordi leasingselskapet krever betalt for å hente ut regnskapene fra maskinene eller fordi regnskapsfører nekter å utlevere materialet før konkursdebitor har betalt sitt utestående hos ham.

Bobestyrer plikter etter konkursloven § 80 første ledd å ”sørge for at skyldnerens regnskaper og regnskapsmateriale blir sikret”.

I dette ligger ikke nødvendigvis en plikt til å fysisk innhente utskrifter av regnskapene. Bobestyrer må imidlertid sørge for at datamaterialet ikke slettes og at det vil kunne hentes ut dersom det viser seg at det blir behov for det. I de tilfelle der regnskapene føres eksternt, vil det kunne være tilstrekkelig om bobestyrer avtaler med regnskapsfører eller eier av den leasede maskinen at regnskapene oppbevares hos dem og ikke slettes. I leasingtilfellene vil dette ofte ikke være noen aktuell løsning, fordi leasingselskapet ikke er interessert i å sitte på maskinene. I slike tilfelle vil man måtte sikre reggnskapene på annet vis, for eksempel ved at det tas sikkerhetskopier som bostyrer får kontroll over, eller at det tas utskrift av materialet som er lagret på maskinen. Dette kan imidlertid være kostnadskrevende.

Sikring av regnskaper en lovpålagt oppgave som omfattes av det som er innenfor minimum bobehandling. Dersom sikring medfører kostnader, og boet selv ikke har midler til dette (og heller ikke rekvirentmidler eller midler etter statens garantiordning ved mistanke om økonomisk kriminalitet), må derfor bobestyrer i slike tilfelle tilskrive retten og be om at kostnadene dekkes av staten, jf. konkursloven § 73. All den tid oppgaven er lovpålagt, må det være rettens oppgave å ta stilling til om man pga. kostnadene likevel ikke skal sørge for sikring av regnskapene.