Enkeltsaksbehandling og tilsyn
I hovedsak behandler Sivilrettsforvaltningen personopplysninger som er gitt oss i forbindelse med behandlingen av enkeltsaker, enten som førsteinstans eller som er oversendt fra førsteinstans i forbindelse med klagebehandling eller tilsynsvirksomhet. Dette kan være personopplysninger om søker selv, men også opplysninger om andre som inngår i saken eller som er oversendt fra annet myndighetsorgan. Videre behandler vi personopplysninger som er gitt oss f.eks. i forbindelse med anmodning om innsyn etter offentlighetsloven eller dersom opplysningene er gitt oss i forbindelse med jobbsøknader.
Sivilrettsforvaltningen bruker sak-/arkivsystemet Websak+ til journalføring og arkivering i samsvar med arkivlova med forskrift. Opplysningene lagres så lenge det er nødvendige for å gjennomføre saksbehandlingen. Samtidig har Sivilrettsforvaltningen som offentlig myndighet arkivplikt etter arkivloven, og de fleste opplysningene oppbevares etter at saksbehandlingen er avsluttet og avleveres Arkivverket etter offentligrettslige krav.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom sakene inneholder særlige kategorier av personopplysninger er grunnlaget for behandlingen av disse også personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
Postjournal og innsyn
Ved krav om innsyn i offentlige dokumenter utleverer vi personopplysninger i samsvar med offentleglova og forvaltningslova.
Sivilrettsforvaltningen er lovpålagt å publisere offentlig journal på internett for allmenheten via eInnsyn. I offentlegforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert hvilke opplysninger som skal skjermes når journalen publiseres på nettet. Videre er fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram på eInnsyn når innførelsen er eldre enn ett år.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften § 6.
Personopplysninger innsamlet gjennom våre nettsider
Sivilrettsforvaltningen leverer nettstedene sivilrett.no, konkursradet.no og vergemal.no. Vår leverandør Feed AS drifter nettsidene og er databehandler.
Vi bruker analyseverktøyet Fathom for å analysere bruken av nettsiden, men denne lagrer ikke informasjonskapsler eller informasjon om hver bruker. Data behandles i aggregert form. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er hvor mange som besøker våre nettsider, hvor lenge besøket varer, og hvilke nettlesere som benyttes, men det er ikke mulig å spore data tilbake til den enkelte bruker. Fathom er et europeisk selskap som lagrer data på servere i Europa.
Hva registreres når du kontakter oss?
Telefon
Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Alle samtaler inn til oss vil bli logget og lagret i tre måneder. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Enkeltsaksbehandling og tilsyn»). Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.
E-post
Sivilrettsforvaltningen benytter e-post som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Enkeltsaksbehandling og tilsyn»). Dersom en e-post er gjenstand for saksbehandling, vil denne journalføres. . Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for å slette e-poster som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til leder eller den leder bestemmer
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Sivilrettsforvaltningen gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Vi skanner for øvrig all inn og utgående e-post for virus og skadevare.
Behandlingsgrunnlaget for det ovennevnte er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre Sivilrettsforvaltningens IKT-infrastruktur.
Besøkende til våre lokaler
Besøkende som kan ferdes på egen hånd i Sivilrettsforvaltningens lokaler må undertegne en taushetserklæring og må ha besøkskort. Liste over besøkende og taushetserklæringene oppbevares i 2 år.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Sivilrettsforvaltningens lokaler.
Kamera i porttelefon
Ved inngangspartiet på gateplan hos Sivilrettsforvaltningenn er det montert et kamera med mikrofon. De aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Sivilrettsforvaltningens lokaler.
Informasjonssikkerhet
Personopplysninger som behandles av Sivilrettsforvaltningen beskyttes i henhold til vår strategi for informasjonssikkerhet samt underliggende krav og rutiner. Opplysningene behandles innenfor EU/EØS, i all hovedsak i Norge.